Ochrona danych osobowych właścicieli lokali a wspólnota mieszkaniowa

Czy wspólnota mieszkaniowa powinna podjąć uchwałę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych właścicieli lokali spółce, która administruje sprawami wspólnoty?

Ochrona danych osobowych wprowadzona przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne : rozporządzenie o ochronie danych, RODO), dotyczy ochrony danych osoby fizycznej. Charakter i cel ochrony realizowany przez RODO prowadzi do wniosku, że zgoda na przetwarzania danych osobowych może być wyrażona wyłącznie przez osobę, której dane osobowe mają być przetwarzane. Niedopuszczalne jest więc zastąpienie zgody jednostki aktem kolegialnym, np. uchwałą wspólnoty, w wyniku którego osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, np. wspólnota mieszkaniowa, wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych innych osób fizycznych. Innymi słowy, wspólnota nie może wyrazić zgody na przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących członkami wspólnoty. Taką zgodę może wyrazić wyłącznie osoba fizyczna, której dane mają być przetwarzane. W przeciwnym wypadku ochrona wprowadzona ww. przepisami byłaby całkowicie iluzoryczna. Zawsze zgoda na przetwarzanie danych musi być wyrażona wyłącznie przez osobę, której dane mają być przetwarzane.

W konsekwencji wspólnota mieszkaniowa nie może podjąć uchwały o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących jej członkami, ponieważ to nie wspólnota jest dysponentem ochrony danych osobowych osób fizycznych. Ewentualnie można by uznać, że taka chwała co najwyżej może zawierać zgodę na przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych, które głosowany za jej przyjęciem. W tym kontekście uchwała, w której członkowie wspólnoty głosujący za uchwałą wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych osób, które pozytywnie się o uchwale nie wypowiedziały narusza przepisy RODO.

Na tej samej zasadzie, inne osoby prawne lub jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej nie mogą za osoby fizyczne wyrażać zgody na przetwarzanie ich danych osobowych. W świetle większości poglądów, taka uchwała jest sprzeczna z prawem i podlegałaby uchyleniu.

Nie oznacza to jednak , że wspólnota, jej zarządca lub też administrator nie może tych danych przeważać bez zgody członków wspólnoty. W niektórych przypadkach możliwe jest przetwarzanie danych bez zgody osoby, której dane są przetwarzane. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych bez ich zgody możliwe jest jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Nie ma wątpliwości co do tego, że wspólnota mieszkaniowa, jej zarządca lub też administrator ma prawo przetwarzać dane osobowe członków wspólnoty, skoro jest to niezbędne do realizacji zażądania wspólnotą – realizacji praw i obowiązków wspólnoty wobec jej członków. Nie sposób sobie wyobrazić, że wspólnota nie może przetwarzać danych osobowych członka wspólnoty, w celu rozliczenia wydatków związanych z utrzymaniem lokalu oraz kosztów zarządu nieruchomością.