Prowadząc sprawy międzynarodowe, często muszę posługiwać się dokumentami urzędowymi oraz notarialnymi. W obrocie międzynarodowym dokumenty takie muszą spełniać określone wymagania. Apostille jest poświadczeniem, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu, czyli że jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.
Apostille jest nadawana na wniosek osoby zainteresowanej, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Jej postanowienia ustalają uproszczone procedury, dzięki którym kraje wzajemnie honorują poświadczone dokumenty urzędowe bez konieczności legalizacji w konsulacie.
Zmiany prawne
W dniu 16 lutego 2019 r. weszło w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (rozporządzenie 2016/1191), które m.in. znosi obowiązek opatrywania apostille niektórych rodzajów dokumentów. Rozporządzenie to dotyczy dokumentów odnoszących się m.in. do: urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, itd.
W związku z tym, że ww Rozporządzenie ma zastosowanie tylko pomiędzy państwami będącymi członkami UE, w przypadku załatwiania np. spraw spadkowych powstaje obowiązek opatrzenia klauzulą apostille dokumentów urzędowych czy notarialnych (poświadczenie dziedziczenia, pełnomocnictwo notarialne).
Apostille na aktach stanu cywilnego
Jeśli dokument taki jak odpis skrócony aktu zgonu, odpis zupełny aktu urodzenia został wydany przez Urząd Stanu Cywilnego, posiada pieczęć okrągłą urzędu, pieczątkę imienną urzędnika oraz podpis, można nadać klauzulę apostille. W przypadku Klienta posiadamy, który posiada ww cechy.
Apostille na dokumentach notarialnych
Aby apostille mogła zostać nadana na dokumencie notarialnym, dokument notarialny musi zostać wcześniej poświadczony przez właściwy miejscowo sąd okręgowy. Wyłącznie bowiem sądy posiadają wzory podpisów i pieczęci notariuszy. Dopiero po uzyskaniu poświadczenia z sądu okręgowego, możesz wnioskować o apostille na dokumencie notarialnym.
Czy Apostille można uzyskać na tłumaczeniu uwierzytelnionym? ( np. przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego akt poświadczenia dziedziczenia)
Można uzyskać na tłumaczeniu uwierzytelnionym ale pod warunkiem, że tłumacz przysięgły po zaprzysiężeniu przesłał m.in. do Ministra właściwego do spraw zagranicznych wzór podpisu i odcisk swojej pieczęci. Należy również posiadać oryginał tłumaczenia uwierzytelnionego, ponieważ to na nim (nie na kserokopii czy wydrukowanym skanie) uzyskuje się klauzulę Apostille.
Opłata za wydanie apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczony dokument.